Czy szacowanie budżetów przed ogłoszeniem przetargów ma sens? Jaki błąd popełniają Sponsorzy w tym procesie?
Szacowanie budżetu przed ogłoszeniem przetargu zgodnego z Prawem Zamówień Publicznych to niezbędny etap przygotowań do realizacji badania klinicznego / eksperymentu medycznego / badania obserwacyjnego, ale tylko wtedy, gdy wykonane jest w oparciu o realne dane, doświadczenie operacyjne i znajomość rynku. W praktyce wielu sponsorów popełnia powtarzający się błąd – opracowują wstępne kosztorysy w oderwaniu od rzeczywistych warunków prowadzenia badań, co skutkuje nieadekwatnymi budżetami i problemami już na etapie wyboru wykonawcy.
Najczęściej obserwowanym błędem jest tworzenie budżetu „odgórnie”, czyli ustalenie limitu finansowego bez wcześniejszej analizy zakresu badania i konsultacji z ekspertami CRO. W efekcie przetarg bywa formułowany w oparciu o zbyt ogólne założenia, a złożone oferty znacząco różnią się od siebie lub przekraczają planowany budżet. Sponsor traci czas na powtarzanie procedury lub zmuszony jest do redukcji zakresu projektu, co może odbić się na jego jakości.
Drugim problemem jest nieuwzględnianie dynamiki kosztów i czynników zewnętrznych – rosnących stawek ośrodków klinicznych, kosztów laboratoriów centralnych, zmian kursów walut czy wymogów wynikających z nowych regulacji (np. MDR, CTIS). W konsekwencji budżet przygotowany kilka miesięcy przed ogłoszeniem przetargu może być już nieaktualny. Warto więc przyjąć zasadę, że każdy wstępny budżet wymaga rewizji przed publikacją zapytania ofertowego.
Często sponsorzy pomijają również koszty wynikające z fazy przygotowawczej – opracowania dokumentacji przetargowej, aktualizacji protokołu, tłumaczeń czy konsultacji z ekspertami merytorycznymi. W badaniach finansowanych ze środków publicznych dochodzą jeszcze koszty związane z opracowaniem budżetu zgodnie z zasadami kwalifikowalności (ABM, NCBR), co wymaga doświadczenia i precyzji.
BioStat, jako doświadczone CRO, regularnie wspiera sponsorów w przygotowaniu realistycznych szacunków budżetowych przed ogłoszeniem przetargów, niejednokrotnie wychodząc z inicjatywą spotkań konsultacyjnych mających na celu doprecyzowanie założeń. Dzięki wiedzy z dziesiątek zrealizowanych projektów i dostępowi do aktualnych danych rynkowych potrafimy wskazać nie tylko realne koszty poszczególnych działań, ale także potencjalne oszczędności bez ryzyka utraty jakości.
Dobrze zaplanowany budżet przetargowy to nie tylko dokument formalny – to strategiczne narzędzie zarządzania ryzykiem finansowym. Pozwala precyzyjnie określić zakres usług, uniknąć niedoszacowania, a przede wszystkim wybrać partnera CRO w oparciu o jakość i wartość merytoryczną, a nie jedynie o najniższą cenę.
Jeśli planujesz nowe badanie i nie wiesz jak przygotować szablon kosztorysu, który pozwoli uzyskać porównywalne oferty, wyślij nam krótki opis projektu, a w ciągu 1-2 dni prześlemy propozycję terminu spotkania online. Podzielimy się naszymi doświadczeniami i podpowiemy jak najlepiej przygotować się do etapu rozeznania cenowego.
