Jak poprawnie przygotować zapytanie ofertowe do przetargu, aby uniknąć dodatkowych pytań CRO i różnych wycen?

Przygotowanie kompletnego i precyzyjnego zapytania ofertowego / SIWZ do przetargu to kluczowy etap, który decyduje o tym, jak trafnie i porównywalnie zostaną przygotowane oferty przez firmy CRO. Niewystarczająco szczegółowe zapytanie prowadzi do serii dodatkowych pytań, wydłuża czas procedury, a w konsekwencji skutkuje znacznymi różnicami w wycenach. W praktyce najczęściej nie wynika to z niekompetencji wykonawców, ale z niejednoznaczności lub braku istotnych informacji w dokumentacji przetargowej.

Dobrze przygotowane zapytanie ofertowe powinno zawierać kompletny opis zakresu usług, harmonogramu i oczekiwań sponsora. Należy w nim jasno wskazać m.in.:

• liczbę planowanych ośrodków badawczych i uczestników,
• fazę badania, rodzaj interwencji i przewidywany czas trwania projektu uwzględniając czas rekrutacji, leczenia, follow-up, etc.,
• plan monitorowania z określeniem liczby wizyt i zasady raportowania,
• wymagania dotyczące Pharmacovigilance – spodziewana liczba SAE/SUSAR/etc.,
• rodzaj i liczbę planów operacyjnych, instrukcji, itp.
• dokładna listę dokumentacji do przygotowania i dokumentów posiadanych przez Sponsora
• sposób raportowania postępu oraz oczekiwane kamienie milowe (milestones).

Istotne jest także, by wskazać, czy w ramach projektu przewidywane są aktualizacje dokumentacji lub protokołu (protocol amendments), zmiany systemów elektronicznych, działania feasibility lub dodatkowe analizy statystyczne – to elementy, które w znacznym stopniu wpływają na wycenę i zakres odpowiedzialności CRO.

Z doświadczenia BioStat wynika, że różnice w ofertach poszczególnych wykonawców wynikają głównie z braku jednoznacznego opisu zakresu zadań i oczekiwań. Jeśli zapytanie nie precyzuje, które obowiązki pozostają po stronie sponsora (np. komunikacja z ośrodkami, archiwizacja, nadzór nad pharmacovigilance), CRO musi dokonywać własnych założeń, co skutkuje rozbieżnościami w wycenie.

Dobrym rozwiązaniem jest opracowanie zapytania ofertowego we współpracy z doświadczonym partnerem – CRO. BioStat regularnie wspiera sponsorów w przygotowaniu dokumentacji przetargowej, zapewniając, że zapytanie jest kompletne, spójne i zgodne z wymaganiami ABM, NCBR czy instytucji europejskich. Dzięki temu oferty otrzymane od potencjalnych wykonawców są porównywalne, a proces wyboru partnera przebiega sprawnie i bez konieczności licznych wyjaśnień.

Poprawnie przygotowane zapytanie ofertowe to nie tylko oszczędność czasu i uniknięcie błędów proceduralnych – to również budowanie profesjonalnego wizerunku sponsora jako partnera merytorycznego i zorganizowanego. BioStat wspiera w opracowaniu zapytań, które jasno definiują cele, zakres, harmonogram i kryteria oceny ofert, zapewniając pełną transparentność procesu oraz wiarygodne podstawy do wyboru najlepszego wykonawcy.

Jeśli nie wiesz jak poprawnie przygotować zapytanie ofertowe skontaktuj się z Biostat, podpowiemy jaki zakres informacji byłby pożądany, aby uzyskać porównywalne oferty i zaoszczędzić czas wszystkich zainteresowanych stron.