Jakie są główne czynniki ryzyka wpływające na harmonogram badania?

W badaniach klinicznych harmonogram to nie tylko lista terminów – to żywy plan operacyjny, który wymaga realistycznych założeń, precyzyjnego nadzoru i elastyczności. W praktyce wiemy, że większość opóźnień nie wynika z błędów naukowych czy merytorycznych, lecz z niedoszacowania czynników operacyjnych i organizacyjnych, które pojawiają się w trakcie realizacji. Na podstawie setek projektów zrealizowanych przez Biostat® opracowaliśmy zestaw najczęstszych ryzyk, które realnie wpływają na przebieg i czas trwania badań klinicznych.

Kluczowe czynniki ryzyka

1. Niewłaściwe zaplanowanie harmonogramu.
Zbyt ambitne lub uproszczone założenia czasowe to jedna z najczęstszych przyczyn poślizgów. Dotyczy to m.in. niedoszacowania czasu potrzebnego na uzyskanie zgód Komisji Bioetycznej i URPL, rekrutację pacjentów, aktywację ośrodków, a także zamknięcie bazy danych i opracowanie raportu końcowego. W Biostat® pomagamy budować harmonogramy oparte na realistycznych scenariuszach, z buforami czasowymi dla krytycznych etapów.

2. Rekrutacja pacjentów.
To najtrudniejszy i najczęściej niedoszacowany element każdego badania. Problemy wynikają z ograniczonej dostępności populacji, zbyt wąskich kryteriów włączenia/wyłączenia, konkurencji z innymi projektami lub niedostatecznej motywacji ośrodków. Zdarza się, że liczba rekrutowanych pacjentów jest po prostu nierealna w założonym czasie. Dlatego przed rozpoczęciem badania wykonujemy feasibility study – analizę możliwości rekrutacyjnych w ośrodkach, aby uniknąć późniejszego rozszerzania projektu.

3. Dobór ośrodków badawczych.
Wybór ośrodka z niewystarczającym doświadczeniem, ograniczoną infrastrukturą lub małą bazą potencjalnych uczestników często skutkuje niską efektywnością rekrutacji. W Biostat® współpracujemy z szeroką siecią zweryfikowanych ośrodków i dokładnie oceniamy ich możliwości jeszcze przed podpisaniem umowy.

4. Zdarzenia nieprzewidziane w ośrodkach.
Rotacja personelu, braki kadrowe, reorganizacja lub czasowe zawieszenie działalności (np. w wyniku pandemii czy remontu) – to sytuacje, które mogą całkowicie zaburzyć harmonogram. Regularny kontakt z ośrodkami i elastyczne zarządzanie monitoringiem pozwalają minimalizować skutki takich zdarzeń.

5. Kwestie regulacyjne i etyczne.
Niekiedy proces uzyskania zgód Komisji Bioetycznej czy URPL wydłuża się z powodu dodatkowych pytań lub konieczności uzupełnień. Opóźnienia mogą też wynikać z niejednoznacznej klasyfikacji projektu (np. czy jest to badanie kliniczne wyrobu, czy obserwacyjne). Dlatego każdorazowo przygotowujemy pełną mapę wymogów regulacyjnych i weryfikujemy zgodność dokumentacji z aktualnymi przepisami.

6. Czynniki logistyczne i technologiczne.
Dostawy badanych produktów, wyrobów, materiałów czy systemów informatycznych (eCRF, IWRS, eTMF) często trwają dłużej niż zakładano. Awaria systemu eCRF, błędy w konfiguracji randomizacji czy problemy z raportowaniem danych mogą całkowicie zatrzymać badanie. Dlatego Biostat® wykorzystuje własne, sprawdzone narzędzia IT i prowadzi testy integracyjne jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji.

7. Zdarzenia związane z bezpieczeństwem uczestników.
Nieoczekiwane zdarzenia niepożądane (SAE/AE) mogą wymagać aktualizacji protokołu, zmiany dawki lub czasowego wstrzymania badania. Każdy projekt powinien więc posiadać procedury szybkiego reagowania, określone już w Planie Zarządzania Ryzykiem (Risk Management Plan).

8. Czynniki zewnętrzne i makroekonomiczne.
Sytuacje globalne – jak pandemia, wojna, zakłócenia łańcuchów dostaw, zmiany prawne czy inflacja – również mogą wpłynąć na terminowość i koszty badania. Dlatego każdy harmonogram warto planować z uwzględnieniem możliwych „punktów krytycznych”, które mogą wymagać modyfikacji.

Jak minimalizujemy ryzyka

W Biostat® już na etapie planowania tworzymy mapę ryzyk projektu (Risk Assessment) oraz szczegółowy Risk Management Plan (RMP). Dokument ten identyfikuje potencjalne zagrożenia, przypisuje im priorytety i definiuje działania zapobiegawcze lub korygujące. Monitorujemy te ryzyka w trakcie całego cyklu badania, aktualizując plan wraz z jego postępem.

Dzięki takiemu podejściu badanie nie tylko przebiega zgodnie z harmonogramem, ale także zachowuje ciągłość i kontrolę nawet w warunkach zmieniających się okoliczności. W efekcie sponsor zyskuje większą przewidywalność kosztów i terminów, a ośrodki badawcze mogą skoncentrować się na jakości danych i bezpieczeństwie pacjentów – czyli tym, co w badaniach klinicznych najważniejsze.