Jakie są najczęściej popełniane błędy formalne przy składaniu wniosków o dofinansowanie publiczne?
Błędy formalne są jedną z najczęstszych przyczyn odrzucenia wniosków o dofinansowanie publiczne już na etapie oceny formalnej, często niezależnie od wartości merytorycznej projektu. W praktyce oznacza to, że nawet dobrze zaplanowany i uzasadniony projekt może nie zostać dopuszczony do dalszej oceny, jeśli nie spełnia podstawowych wymogów formalnych określonych w dokumentacji konkursowej.
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest niepełna lub niezgodna z wytycznymi dokumentacja. Dotyczy to zarówno brakujących załączników, jak i załączników złożonych w niewłaściwej wersji, formacie lub bez wymaganych podpisów. Częstym problemem jest również posługiwanie się nieaktualnymi wzorami dokumentów albo pomijanie obowiązkowych oświadczeń, które – mimo pozornego charakteru administracyjnego – są kluczowe z punktu widzenia oceny formalnej.
Kolejną grupą błędów są nieprawidłowości w danych formalnych wnioskodawcy. Należą do nich rozbieżności pomiędzy informacjami podanymi we wniosku a danymi rejestrowymi, błędy w nazwie podmiotu, numerach identyfikacyjnych, statusie prawnym czy wskazaniu osób uprawnionych do reprezentacji. Tego typu niespójności mogą budzić wątpliwości co do wiarygodności wnioskodawcy i skutkować odrzuceniem wniosku na etapie formalnym.
Często spotykanym problemem jest także niedostosowanie projektu do kryteriów kwalifikowalności konkursu. Wnioskodawcy niekiedy składają projekty, które formalnie nie mieszczą się w zakresie tematycznym programu, nie spełniają wymogów dotyczących typu beneficjenta, poziomu gotowości projektu lub okresu realizacji. Brak precyzyjnego odniesienia się do regulaminu konkursu i kryteriów formalnych zwiększa ryzyko negatywnej oceny jeszcze przed analizą merytoryczną.
Istotne błędy formalne dotyczą również budżetu projektu. Należą do nich nieprawidłowe przypisanie kosztów do kategorii, niespójności pomiędzy opisem projektu a budżetem, błędy rachunkowe, a także uwzględnienie kosztów niekwalifikowalnych lub przekroczenie dopuszczalnych limitów. W wielu konkursach nawet drobne niezgodności budżetowe mogą skutkować odrzuceniem wniosku bez możliwości korekty.
Nie można pominąć również błędów proceduralnych, takich jak złożenie wniosku po terminie, niewłaściwy sposób jego złożenia (np. brak wymaganej wersji elektronicznej lub papierowej), czy nieprzestrzeganie zasad dotyczących podpisów elektronicznych. W praktyce są to błędy techniczne, które jednak mają jednoznaczne konsekwencje formalne i nie podlegają ocenie uznaniowej.
Częstą przyczyną problemów jest także brak spójności pomiędzy poszczególnymi częściami wniosku. Rozbieżności pomiędzy opisem projektu, harmonogramem, budżetem i załącznikami mogą zostać uznane za błąd formalny, zwłaszcza jeśli utrudniają jednoznaczną ocenę projektu lub budzą wątpliwości co do jego wykonalności.
Podsumowując, najczęściej popełniane błędy formalne przy składaniu wniosków o dofinansowanie publiczne wynikają z niedostatecznej analizy dokumentacji konkursowej, pośpiechu oraz braku systemowej kontroli kompletności i spójności wniosku. Skutecznym sposobem ich unikania jest stosowanie checklist formalnych, weryfikacja wniosku przez osoby niezależne od jego autora oraz odpowiednio wczesne przygotowanie dokumentacji. Dbałość o aspekt formalny jest niezbędnym warunkiem, aby projekt mógł zostać oceniony pod kątem merytorycznym i realnie ubiegać się o uzyskanie dofinansowania.
Jeśli przygotowujesz się do złożenia wniosku i chcesz dowiedzieć się jak sprawnie zaplanować badanie będące przedmiotem Twojego wniosku umów się na spotkanie z naszymi konsultantami.
